【退職時の気まずさとオサラバ！】たった1つの〇〇を準備するだけで同僚にも応援してもらえる"退職フローのススメ"
こんにちは、ショウです！
今回は、
自分が辞めると同僚に迷惑がかかってしまうんじゃないか。
退職するまでに気まずい思いをしてしまうんじゃないか。
そんな不安を抱えているあなたへ向けて、
「円満退職を叶える
たった１つのポイント」
をお伝えします！
「自分が辞めたら他の人に仕事の皺寄せがいって
迷惑がかかっちゃう、、、」
「同僚に冷たい目で見られちゃうんじゃないか、、、」
こんな悩みはありませんか？
これまで一緒に働いてきた同僚に対して
迷惑をかけてしまうと思うと、
なかなか思い切った行動も起こせないですよね、、、。
前向きな退職理由であっても
残される側からすると
仕事が増えてしまうことは変わらないので、
引け目を感じてしまうのもよくわかります。
僕もこれまで何度か転職をしてきて
ほとんどの人は前向きに送り出してくれましたが、
なかには皺寄せがいってしまうことに対して
文句を言われてしまうこともありました。
でも、僕がとったある行動によって
最後には文句を言ってきた人とも和解することができ、
今ではプライベートで会うような仲にもなれたんです。
この行動ひとつだけで、
退職する前、そして退職した後の
人間関係に大きな違いが生まれるので、
ぜひ今回の記事を読んですぐに実践してみてください！
【〇〇を作るだけ！同僚から信頼を得る方法】
文句を言ってきた同僚を黙らせた方法。
それは、
めちゃくちゃわかりやすい
業務引き継ぎマニュアル
を作ったことです。
大事なのは、
"めちゃくちゃわかりやすい"
ということ。
あなたも、もちろん退職する前は
口頭で引き継ぎを行ったり、
引き継ぎ書を作るなどして
後の人の迷惑にならないように
確認できるものを残していくと思います。
ただ、口頭だけだと忘れてしまう可能性がありますし、
引き継ぎ書に関してもわかりにくい内容だと
理解するのに時間がかかってしまうので、
残された側からすると
余計な手間が発生したり
最悪ミスにも繋がりかねません。
実際、僕も残される側だった時に
引き継ぎが不十分だったことで、
クライアントに迷惑をかけてしまったことがありました。
ミスが発生した挙句
そのリカバリーに時間がかかり、
残業時間が増えたことを今でも覚えています。
退職した後のことは自分には関係がないとはいえ、
今まで一緒に頑張ってきた仲間に
迷惑をかけてしまうのは本意ではないですよね。
そんな経験から僕は、
見る側が簡単に理解できて
トラブルがあった時にも
対処法がすぐにわかるマニュアル
を作成しておくことにしました。
【めちゃくちゃわかりやすいマニュアルの作り方】
「わかりやすいマニュアルといっても
どうやって作るの、、、？」
そんな声が聞こえてきそうですね。
僕も一番最初にマニュアルを作った時には
「どんなことをやっていたかわかればいいでしょ」
といった感覚で、
すごく大まかにマニュアルを作ってしまっていました。
自分では全てを理解していますが、
他人に伝えるには情報量が少なすぎて
無いのも同然レベルのマニュアルになってしまっていたんですね。
そこで、引き継がれる側の人とも色々と話をした結果、
下記の6項目は最低限必要だろうということで
項目別に詳しく書いていくことにしました。
・業務の目的・概要
・スケジュール
・業務の流れ
・資料の保管場所
・トラブルの対処法
・業務の進捗状況
ただ、6項目全てを細かく書いてしまうと
見る側も時間がかかってしまうので、
重要なポイントを手厚く書くのがベストです。
上記の中で重要なポイントとなるのは3つ、
それぞれ理由と併せて考えると
このような形になります。
★業務の目的・概要
→新しく発生した業務が目的に沿っているか確認するため
★業務の流れ
→業務の過不足がないか把握するため
★トラブルの対処法
→何かミスがあった時などに素早くリカバリーするため
重要な項目がわかったところで、
それぞれの書き方についてお話ししていきますね。
★業務の目的・概要
これは、その業務が何のために行なっているものなのか、
その大枠を書くというものになります。
例えば、業務の内容がA社のHP制作だった場合、
「概要：A社ブランディング目的のHP制作
現在A社の集客における最終着地点が用意されていないため、
弊社に制作依頼をかけている。
先方の担当者はHP制作に関する知見がないため
弊社の方で細かい点をヒアリングしつつ
対応を行う必要がある」
このような形で、その業務の背景を記載することで、
引き継がれる側が、目的を見失わずに作業することができます。
上記の例もボリューム的には若干少ないので、
もう少し具体的に書くのも良いでしょう。
★業務の流れ
この項目に関しては、
図解するなどしてわかりやすくすることが非常に重要です。
どのタイミングで発生した業務が
どういった流れで完了していくのか
フロー化して一目で見れるようにしましょう。
僕はこの流れに関しては
①②・・・のような形で書くのではなく、
エクセルなどの表ツールを使って
ガントチャートにして作っていました。
ガントチャートは横軸で時間軸を示し、
縦軸に作業内容を記載することで
流れをわかりやすく視覚化するための一覧表になります。
スケジュールなどを作成するときに使うことが多いこの表ですが、
これを使うことで、どの業務がどこで発生して
それをいつまでにやるのかといったことが
視覚化できるようになるのでかなりオススメです。
マイクロソフトオフィスのHPで
テンプレートを無料で配布しているので、
ぜひダウンロードしてみてください。
マイクロソフトオフィスHP
★トラブルの対処法
そして最後に、
一番重要とも言えるのが
トラブルの対処法です。
知見があるのに同じトラブルを
繰り返してしまうのが一番もったいないので、
対処法については必ず記載しましょう。
記載する内容は、
・トラブルの内容と起きた原因
・それに対して当時対処した内容
・ブラッシュアップした対処法
上記の3点になります。
ブラッシュアップした対処法というのは、
例えばトラブルが起きた原因がフローによるものだとした場合
直近の仕事の進め方でより良い対処法が考えられるかもしれないので、
その方法を書いておくというものになります。
より明解で効率化してある内容ほど
引き継ぐ際に喜ばれるので、
両案がある場合は記載するようにしましょう。
【まとめ】
引き継ぎの際に同僚に対して引け目を感じないためにも、
めちゃくちゃわかりやすいマニュアルを作ることが重要です。
その際、
・業務の目的・概要
・業務の流れ
・トラブルの対処法
この3つを特にわかりやすく書くようにすると
退職した後に迷惑をかけることもなくなるので、
お伝えした書き方で明解に書くようにしてみてください。
また、スケジュール、進捗状況、
資料の保管場所に関しては
ワンビューで見れるようにまとめるといいでしょう。
前述したマイクロソフトオフィスのテンプレートを使えば
最初からガントチャートがついているので
スケジュールなどについてもわかりやすく記載できると思います。
ぜひダウンロードして、
わかりやすいマニュアル作成に役立ててみてくださいね！
マイクロソフトオフィスHP
